근로계약서는 회사와 근로자 간의 중요한 합의 내용을 담고 있는 문서입니다. 이 문서에는 필수적으로 포함해야 할 내용과 법적으로 기재해서는 안 되는 항목이 존재합니다. 이에 따라, 근로계약서 작성 시 주의해야 할 사항과 전자근로계약서를 활용하는 방법을 알아보겠습니다.
근로계약서 작성 시 필수 확인 사항
취업규칙과의 연계 명시
근로계약서에는 반드시 취업규칙과의 연계를 명시하는 문구가 포함되어야 합니다. 예를 들어, “본 계약서에 명시되지 않은 사항은 회사의 취업규칙 및 근로기준법을 따른다”는 문구가 필요합니다. 이러한 문구를 포함함으로써 계약서에서 누락된 세부 규정은 취업규칙에서 보완될 수 있으며, 규정 간 우선순위가 명확해져 분쟁의 가능성을 줄일 수 있습니다. 따라서 인사 담당자는 반드시 이 문구의 포함 여부를 점검해야 합니다.
유연근무제 구체적 기재
유연근무제를 도입하고 있는 경우, 근로계약서에는 운영 방식과 관련된 구체적인 내용을 명시해야 합니다. 출퇴근 기준, 소정근로시간 산정 방법, 운영 방식 등을 명확히 기재해야 합니다. 만약 이 부분이 불명확하다면 근무시간 산정이나 연장근로 판단, 임금 산정에서 분쟁이 발생할 수 있습니다. 따라서 유연근무제를 운영하는 모든 기업은 이 내용을 반드시 포함해야 합니다.
기재 금지 항목 및 주의사항
강제 저축 관련 조항 금지
근로계약서에는 강제 저축이나 저축금 관리와 관련된 조항을 포함할 수 없습니다. 법적으로 이러한 조항이 포함될 경우 위법으로 간주됩니다. 예를 들어, 입사 조건으로 저축을 강요하거나 회사의 명의로 통장에 적립하는 경우가 해당됩니다. 그러나 근로자가 직접 선택한 금융기관에 회사가 대신 입금을 하는 형태는 예외적으로 허용됩니다. 이 경우, 근로자는 언제든지 열람 및 반환을 요구할 수 있습니다.
전차금 및 임금 상계 조항 금지
근로계약서에 전차금이나 임금 상계 관련 조항을 포함하는 것은 금지되어 있습니다. 전차금은 근로자가 미리 회사로부터 빌린 돈을 의미하며, 임금 상계는 근로자가 빌린 금액을 임금에서 공제하는 것을 의미합니다. 이러한 조항을 포함하는 것은 법적으로 무효입니다. 따라서 기업은 계약서에 이러한 내용이 포함되지 않도록 주의해야 합니다.
위약금 및 손해배상 청구 금지
근로계약서에는 근로계약 불이행을 이유로 위약금이나 손해배상액을 청구하는 내용을 포함할 수 없습니다. 이 조항이 포함될 경우 법적으로 무효입니다. 예를 들어, 지각 시 벌금 부과나 퇴사 시 위약금 발생 등은 유효하지 않습니다. 이러한 내용은 취업규칙의 징계 조항으로 규정하는 것이 바람직합니다.
전자근로계약서 활용의 이점
서명 및 보관 관리의 간소화
근로계약서를 작성한 후의 서명 및 보관 관리는 상당히 번거로운 과정입니다. 종이 근로계약서는 분실 위험이 크고, 수기로 진행할 경우 실무 부담이 증가합니다. 그러나 법적으로 전자 형태의 근로계약서는 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 지니고 있으며, 최근 많은 기업들이 전자근로계약 시스템을 통해 계약 체결부터 문서 보관까지 디지털로 관리하고 있습니다.
전자근로계약서의 장점
전자근로계약서를 활용할 경우 서명, 전송 및 보관이 자동화됩니다. 이를 통해 분실 및 누락을 방지하고, 갱신 및 재계약 절차를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 샤플의 전자문서 기능을 활용하면 기존 양식을 그대로 업로드하고, 서명 및 도장을 설정하여 즉시 전송할 수 있습니다. 직원이 모바일에서 확인하고 서명하면 모든 절차가 완료됩니다.
효율적 관리 절차
- 근로계약서의 기본 양식을 확인하고 수정할 항목을 정리합니다.
- 취업규칙과의 연계를 명시하는 문구를 추가합니다.
- 유연근무제 관련 내용을 구체적으로 기재합니다.
- 전자근로계약서 시스템을 통해 문서를 업로드하고 서명 절차를 진행합니다.
- 완료된 계약서는 안전하게 보관되도록 합니다.
전자근로계약서 활용 체크리스트
| 추천 상황 | 막히는 지점 | 회피 팁 |
|---|---|---|
| 정기적으로 계약 갱신이 필요한 경우 | 서명 지연으로 인한 계약 체결 지연 | 모바일 서명 기능 활용 |
| 문서 보관이 중요한 경우 | 종이 문서 분실 위험 | 전자 저장소 활용 |
| 근로조건이 자주 변경되는 경우 | 변경사항 반영 지연 | 즉각적인 시스템 업데이트 |
| 인사 관리의 효율성을 높이고 싶은 경우 | 서류 작업 증가 | 자동화 시스템 도입 |
| 계약서 내용 검토 시 | 수기 검토의 번거로움 | 디지털 검토 도구 활용 |
- 근로계약서의 필수 기재사항을 점검합니다.
- 법적으로 금지된 항목이 포함되지 않았는지 확인합니다.
- 전자근로계약서의 활용 방안을 모색합니다.
- 서명 및 보관 관리 과정을 간소화합니다.
- 모바일에서 쉽게 접근 가능한 시스템을 구축합니다.
- 정기적으로 계약서를 갱신합니다.
- 근로자에게 계약서 내용을 충분히 설명합니다.
- 근로계약서 보관 및 관리 책임을 명확히 합니다.
- 변경사항 발생 시 즉시 업데이트합니다.
- 법적 요건을 지속적으로 검토합니다.
근로계약서는 근로관계의 출발점으로, 법적 분쟁을 예방하는 데 중요한 문서입니다. 따라서 인사 담당자는 필수 기재사항과 금지 항목을 정확히 이해하고, 전자근로계약 시스템을 적극 활용하여 효율적으로 관리해야 합니다.